Inutilizar numeração da NF-e na SEFAZ: quando e como fazer

Inutilizar numeração da NF-e é informar à SEFAZ que um número, ou uma faixa de números, não foi e não será usado. A numeração da NF-e é sequencial, de 1 a 999.999.999, por estabelecimento e por série. Quando essa sequência é quebrada, o Ajuste SINIEF 07/05 manda o contribuinte pedir a inutilização dos números não utilizados até o 10º dia do mês subsequente.

Como pedir a inutilização

O pedido vai para a SEFAZ autorizadora pelo web service NfeInutilizacao, que responde na mesma chamada. Ele informa o ano, o CNPJ do emitente, o modelo (55 ou 65), a série, o número inicial, o número final e uma justificativa de 15 a 255 caracteres. Precisa ser assinado com certificado digital ICP-Brasil. Quando é aceito, a SEFAZ devolve o status 102 — Inutilização de número homologado e um número de protocolo.

O MOC fixa alguns limites para a faixa. Cada pedido cobre no máximo 10.000 números (rejeição 201). O número inicial não pode ser maior que o final (rejeição 224). O ano da inutilização não pode ser posterior ao ano atual (rejeição 453) nem anterior a 2006 (rejeição 454).

Quando não é possível inutilizar

A inutilização serve apenas para números que nunca viraram nota. Se algum número da faixa já foi utilizado, o pedido inteiro é recusado com a rejeição 241 — Um número da faixa já foi utilizado. A mesma rejeição vale quando existe um EPEC autorizado para um número da faixa. Um número já inutilizado antes gera a rejeição 256, e um pedido idêntico a outro já homologado gera a 563. Neste último caso, a resposta traz o protocolo da inutilização anterior.

Depois de homologada, a inutilização fecha aquele número. Uma NF-e enviada depois com o mesmo número é rejeitada na autorização com a rejeição 206 — NF-e já está inutilizada na Base de Dados da SEFAZ. Há uma exceção no Ajuste SINIEF 07/05: quando uma NF-e emitida em contingência, nos termos da cláusula décima primeira, é transmitida, o Pedido de Inutilização já homologado para aquele número fica cancelado.

Inutilização ou cancelamento

Inutilização e cancelamento não são a mesma coisa. O cancelamento vale para uma NF-e que já recebeu Autorização de Uso. Pode ser pedido em até 24 horas da autorização, desde que não tenha havido circulação da mercadoria, prestação de serviço ou vinculação à Duplicata Escritural. Ele é feito por registro de evento. A inutilização trata de números que nunca se tornaram uma NF-e autorizada e usa um web service próprio. Nota autorizada se cancela. Número que ficou sem nota se inutiliza.

Vale cuidar da integração que envia esses pedidos. O MOC cita o sistema que fica em looping, reenviando o mesmo pedido de inutilização que sempre é rejeitado, como uso indevido do ambiente. O Anexo I prevê a rejeição 656 — Consumo indevido, que pode bloquear o web service de inutilização por até uma hora depois de mais de 20 rejeições iguais. A critério da UF, esse bloqueio pode se tornar permanente. Diante de uma rejeição, corrija a faixa antes de reenviar.

Na stackin, a inutilização de NF-e é a rota POST /api/v1/invoices/invalidations. Você envia series, number_start, number_end e reason (de 15 a 255 caracteres). A resposta traz o status e, quando a SEFAZ homologa, o protocol. Se a SEFAZ recusar, a mensagem dela vem no erro, sem tradução genérica.